Cuatro reglas que constituyen doctrina jurisprudencial de obligatorio cumplimiento sobre el plazo legal de conservación documental en pretensiones laborales históricas estableció la Cuarta Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria de la Corte Suprema de Justicia de la República al declarar infundado un recurso de casación interpuesto en un proceso ordinario de pago de horas extras sujeto a la Nueva Ley Procesal del Trabajo.
De acuerdo con la sentencia recaída en la Casación N.° 6773-2023-La Libertad, las disposiciones legales que autorizan al empleador a conservar los registros de asistencia y planillas solo por cinco años desde su generación —como el artículo 6 del Decreto Supremo N.° 004-2006-TR y el artículo 3.4 del Decreto Legislativo N.° 1310— constituyen normas de racionalización y simplificación administrativa.
Según el colegiado supremo, dichas disposiciones buscan reducir los costos empresariales derivados del almacenamiento de documentación física frente a eventuales inspecciones de la Autoridad Administrativa de Trabajo, pero no configuran un supuesto de caducidad probatoria que extinga los derechos del trabajador respecto de períodos laborales antiguos.
Carga probatoria
En ese contexto, la sala suprema advierte que una cosa es la inexistencia de la obligación administrativa de conservar documentos y otra, distinta, la carga procesal de defensa, probidad y colaboración frente a un requerimiento jurisdiccional.
Por ello, como segunda regla en materia de conservación documental en pretensiones laborales históricas, establece que el empleador no puede invocar el límite legal de conservación documental para sustraerse de su deber de colaborar con el esclarecimiento de los hechos. El transcurso de cinco años no lo exonera de la carga probatoria prevista en el artículo 23.4 de la Ley N.° 29497 ni de los deberes de colaboración contemplados en los artículos 11 y 29 de la Nueva Ley Procesal del Trabajo.
Asimismo, determina que en los procesos en los que se reclame el pago de horas extras correspondientes a períodos superiores a cinco años rige el principio de facilitación probatoria.
Así, si el trabajador cumple con aportar indicios razonables de la realización de trabajo en sobretiempo —como pagos previos diminutos, mensajes, comunicaciones o un relato verosímil y coherente sobre las circunstancias de modo, tiempo y lugar en que prestó servicios— y, pese a ello, el empleador omite exhibir los registros de asistencia alegando el vencimiento del plazo de conservación, dicha omisión será valorada como una conducta obstructiva.
En ese escenario, agrega el colegiado, se activa la presunción prevista en el artículo 29 de la Nueva Ley Procesal del Trabajo, presumiéndose la realización de labores en sobretiempo incluso respecto de períodos superiores a cinco años.
Cuantificación
Como cuarta regla, la Corte Suprema precisa que, si bien la inconducta procesal del empleador justifica el reconocimiento de horas extras mediante presunciones judiciales, ello no implica aceptar automáticamente la totalidad de horas reclamadas.
En consecuencia, el juez laboral debe someter la cuantificación al principio de razonabilidad previsto en el artículo III del Título Preliminar de la Nueva Ley Procesal del Trabajo.
Para ello, deberá fijar promedios prudenciales, lógicos y equitativos, ponderando, entre otros aspectos, la naturaleza del cargo desempeñado y las particularidades del servicio prestado; las limitaciones físicas inherentes a la jornada laboral y la imposibilidad biológica de mantener jornadas extremas e ininterrumpidas durante años; así como las paralizaciones, fluctuaciones y variaciones propias de toda relación laboral prolongada.
También deberá considerar las horas extras acreditadas con la prueba aportada y los indicios que obren en el expediente, evitando que la presunción tuitiva derive en un enriquecimiento indebido o en conclusiones fácticamente irrazonables.
Caso
En el caso analizado, un trabajador demandó a su empleadora solicitando el pago de horas extras realizadas durante varios años. La empresa se negó a pagar alegando que la normativa administrativa solo la obligaba a conservar los registros de asistencia por cinco años, por lo que ya no contaba con documentación antigua.
En primera instancia, el juez declaró fundada en parte la demanda y, posteriormente, la sala superior la declaró fundada. Frente a ello, la empresa interpuso recurso de casación; sin embargo, la Corte Suprema confirmó la decisión favorable al trabajador y declaró infundado el recurso, en concordancia con la doctrina jurisprudencial establecida.
El supremo tribunal concluyó que la empresa ocultó los registros de asistencia y destacó que el demandante presentó boletas antiguas que acreditaban la realización habitual de horas extras.
Apuntes
Si un trabajador reclama horas extras correspondientes a períodos antiguos y la empresa no exhibe los registros de asistencia alegando el vencimiento del plazo de conservación, el juez podrá considerar dicha conducta como obstructiva y presumir razonablemente la realización de trabajo en sobretiempo.
Para ello, el trabajador debe aportar indicios razonables, como un relato coherente de los hechos o documentos que evidencien pagos previos por horas extras.
La Corte Suprema enfatiza que la sanción procesal al empleador no implica reconocer automáticamente todo lo reclamado por el trabajador. El juez debe aplicar el principio de razonabilidad para fijar un monto justo y proporcional.
Fuente: El Peruano
