¿Un cuaderno, un Excel o incluso un mensaje por WhatsApp pueden servir como control de asistencia? Un nuevo fallo de Sunafil vuelve a poner límites a las prácticas más usadas por las empresas.
En muchas empresas, especialmente en sectores operativos, aún es común manejar las horas extras mediante cuadernos, reportes internos, mensajes o controles informales. Pero ¿hasta qué punto esos mecanismos realmente cumplen con las exigencias laborales?

Una reciente resolución del Tribunal de Fiscalización Laboral (TFL) volvió a abrir el debate luego de confirmar una infracción muy grave contra una empresa que pagaba sobretiempo a sus trabajadores, pero no contaba con un registro formal de asistencia.
El caso se originó luego de que la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil) fiscalizara a una empresa y detectara que varios trabajadores habían recibido pagos por horas extras durante distintos meses.
Sin embargo, al requerir la documentación para acreditar cómo se controlaba la jornada laboral, la compañía no presentó un registro formal de asistencia, sino únicamente “cuadernos de ocurrencias” que, según sostuvo, utilizaba para registrar las jornadas extraordinarias.

La empresa argumentó que, debido a la naturaleza de las funciones de los trabajadores, no contaba con un control tradicional de asistencia.
Al analizar el caso, el TFL recordó que la normativa exige a todo empleador llevar un registro permanente de control de asistencia, ya sea físico o digital, que permita verificar de manera personal el tiempo laborado por los trabajadores.
Además, precisó que documentos internos como tareos, reportes o cuadernos no sustituyen el registro formal regulado por ley. Para el TFL, el hecho de que la empresa pagara horas extras evidenciaba que sí existía un control sobre el tiempo trabajado, por lo que resultaba contradictorio alegar que no correspondía implementar un registro de asistencia.
Finalmente, la Primera Sala del TFL confirmó la sanción impuesta por Sunafil y concluyó que la empresa incurrió en una infracción muy grave por no contar con registro de control de asistencia respecto de seis trabajadores.
La resolución también recalca que esta infracción es “insubsanable”, debido a que el tiempo trabajado no puede reconstruirse posteriormente con certeza, y reafirma que el registro de asistencia es el único mecanismo válido para acreditar formalmente la jornada laboral y las horas extras.

El registro de asistencia no puede ser reemplazado por controles informales

Martín Ruggiero, abogado laboralista, explicó que la resolución del TFL refuerza una obligación que existe desde hace años en la legislación peruana: todo empleador debe contar con un registro formal de control de asistencia, ya sea físico o digital, siempre que cumpla con el contenido mínimo exigido por la norma.
En esa línea, precisó que documentos como cuadernos de ocurrencias, bitácoras o controles internos no reemplazan válidamente dicho registro.

El especialista recordó que el caso analizado por Sunafil surgió luego de que la empresa afirmara que los trabajadores involucrados no estaban sujetos a fiscalización inmediata y, por tanto, no tenían obligación de registrar asistencia.
Sin embargo, durante la inspección se verificó que esos mismos trabajadores sí percibían pagos por horas extras, lo que evidenciaba que existía un control sobre el tiempo trabajado.
Para Ruggiero, ahí radica la principal contradicción advertida por el TFL: por un lado se alegaba que no correspondía controlar asistencia, pero por otro se reconocía el pago de sobretiempo.

Las cuatro conductas que ahora Sunafil pone bajo la lupa

Uno de los aspectos que se consideró más relevante es el desarrollo que hace el TFL sobre los alcances de la infracción prevista en el numeral 25.19 del Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo.
Ruggiero explicó que la resolución identifica cuatro supuestos sancionables: no contar con registro de asistencia; tenerlo sin información mínima; impedir que el trabajador registre personalmente su jornada; o reemplazarlo en dicho registro.
A su juicio, este desarrollo resulta importante porque delimita con mayor claridad qué conductas pueden generar una infracción muy grave en materia laboral.
Por su parte, Silvia Rebaza, asociada principal de Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría (PPU), consideró que la regulación actual resulta rígida, ya que incluso empresas que sí cuentan con un sistema de control podrían ser sancionadas si este no contiene toda la información mínima exigida por la norma.
Según explicó, hoy la normativa no diferencia adecuadamente entre no tener ningún registro y contar con uno que presente deficiencias menores.

El pago de horas extras no elimina la infracción

En el análisis del caso, Rebaza precisó que la resolución no cuestiona el pago de horas extras realizado por la empresa, sino el incumplimiento de una obligación distinta: contar con un registro formal de asistencia conforme a ley.
En ese sentido, explicó que una empresa podría eventualmente demostrar por otros medios —como cámaras, accesos digitales o registros tecnológicos— que sí pagó correctamente el sobretiempo, pero aun así mantener una contingencia por incumplir las formalidades exigidas para el control de jornada.
Ruggiero coincidió en que ambas obligaciones son independientes. Según comentó, Sunafil consideró contradictorio que la empresa alegara que no debía llevar registro de asistencia respecto de ciertos trabajadores, mientras simultáneamente reconocía pagos por horas extras en sus boletas.
Para el TFL, ese elemento terminó siendo determinante para concluir que sí existía obligación de implementar un control formal del tiempo trabajado.

Teletrabajo y la necesidad de modernizar la norma

Ambos especialistas coincidieron en que las reglas actuales sobre control de asistencia requieren una actualización frente a las nuevas formas de trabajo y supervisión laboral.
Ruggiero advirtió que muchas empresas todavía creen erróneamente que el teletrabajo elimina la obligación de llevar registro de asistencia, cuando la exigencia sigue vigente incluso para trabajadores remotos.
Además, precisó que mecanismos informales como reportarse por WhatsApp o correo electrónico no sustituyen el registro formal exigido por la normativa laboral.

En la misma línea, Rebaza sostuvo que la regulación vigente fue diseñada para una realidad laboral distinta a la actual y no necesariamente responde a esquemas más flexibles de prestación de servicios.
Según indicó, hoy existen herramientas tecnológicas capaces de acreditar la jornada laboral y la identidad del trabajador de manera más eficiente, por lo que consideró necesario adaptar la normativa a la evolución del mercado laboral y a los avances tecnológicos.

Fuente: Gestión